Dokumen ini bertujuan untuk memberikan panduan tentang bagaimana seorang Lead bisa berinteraksi dengan baik dengan klien sebuah project. Tujuannya, adalah untuk meningkatkan kualitas dari pekerjaan.
Yang dimaksud dengan lead dalam hal ini:
Panduan ini akan mencakup interaksi dalam beberapa fase, yakni sebagai berikut.
Fase awal interaksi lead dengan klien, biasanya terjadi dalam kick-off meeting. Dalam kegiatan ini, maka lead bisa memperkenalkan dirinya ke klien, mungkin ceritakan juga latar belakang pengalamannya. Dengarkan juga dengan seksama perspektif project dari sisi klien, baik dari sisi bisnis maupun teknis. Ber-empati kepada klien akan sangat membantu dalam memahami project dengan lebih detail. Bawakan diri secara profesional, dalam fase ini, pastikan bahwa seorang lead memang bisa menunjukkan ke klien kalau dia adalah orang yang tepat untuk memimpin fase pekerjaan ini.
Di tahap ini, biasanya klien, lead dan consultant sudah tergabung dalam grup WA. Jika belum, maka silakan koordinasikan dengan consultant. Gunakan grup ini untuk menjaga komunikasi yang transparan dengan klien. Biasanya, klien yang belum pernah melakukan kegiatan seperti in-depth interview, usability testing ataupun co-creation, akan banyak bertanya tentang detail teknis, ataupun mengkonfirmasikan ulang beberapa poin seperti tujuan dan hasil yang bisa diharapkan.
Untuk itu, maka lead bisa membantu meringankan beban pikiran klien dengan mengkomunikasikan pengetahuan tentang kegiatan dengan sedetail mungkin dan dengan jujur apa adanya. Biasanya, klien perlu meyakinkan dirinya dan atasannya bahwa kegiatan ini akan menghasilkan value bagi organisasi mereka. Untuk itu, bantu mereka dengan menjelaskan kembali apa yang ingin dicapai dan dipelajari dari kegiatan ini.
Adapun, klien yang sudah berpengalaman melakukan kegiatan akan banyak bertanya tentang teknis kegiatan dan hasil seperti apa yang biasanya mereka terima. Untuk itu, dengarkan dan respon permintaan atau opini mereka dengan jujur dan transparan. Jika ada ekspektasi yang mungkin berbeda, maka ceritakan alasan kenapa kita melakukan kegiatan ini dan kira-kira hasil apa yang bisa mereka dapat serta bagaimana menurut lead, korelasi hasil dengan tujuan bisnis organisasi/produk mereka.
1. Lead researcher dan Lead Facilitator
Saat kegiatan dilakukan, maka jika klien ada di tempat, lead bisa menggunakan waktu luang untuk menceritakan bagaiman keberlangsungan kegiatan di hari itu. Biarkan klien mengobservasi kegiatan dan sebagai lead, silakan lakukan peran dengan sebaik-baiknya. Kita tidak menjual dengan kata-kata, tapi biarkan kegiatan yang berjalan dengan baik bisa meyakinkan klien.
2. Product Owner
Saat kegiatan scrum dilakukan, maka setiap harinya product owner secara intensif melakukan komunikasi kepada klien. Komunikasi intensif ini mencakup:
1. Lead researcher dan Lead Facilitator
Setelah kegiatan selesai, maka lead akan membuat laporan kegiatan. Buatlah laporan sebaik-baiknya dengan mengkorelasikan temuan hasil kegiatan dengan konteks bisnis klien dan berikan analisa yang mendalam di poin tersebut. Komunikasikan hasil kegiatan dengan jelas dan jangan lupa untuk menerima feedback klien sehingga kegiatan lain di masa depan bisa berjalan dengan baik. Jika ada pertanyaan usai paparan laporan, yang mungkin terjadi di luar meeting, seperti di grup WA, maka kembali, jawablah pertanyaan atau pernyataan dari klien dengan profesional.
2. Product Owner
Setelah kegiatan sprint selesai, maka product owner akan mempresentasikan hasil development kapada klient. Untuk itu sebelum presentasi, product owner harus memastikan :
Kelengkapan dokumen yang perlu dipersiapkan pada saat melakukan presentasi
Pada saat presentasi kepada klien hal-hal yang wajib disampaikan adalah:
Kelengkapan dokumen setelah presentasi, yang perlu dipersiapkan
Seluruh dokumen yang telah dibuat di kirim ke client sebagai bentuk pertanggungjawaban melalui email cc production@labtekindie.com